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如何在Outlook 2013中存檔電子郵件

如何在Outlook 2013中存檔電子郵件

Geoffrey Carr

我們一直被告知,備份我們的數據是個好主意。那麼,同樣的概念也可以擴展到電子郵件。您可能希望每隔一段時間存檔一次電子郵件,例如每月,每季度甚至每年。

我們將向您展示如何在Outlook 2013中存檔電子郵件,並使其在程序中輕鬆可用。您的電子郵件存儲在.pst文件中。要存檔電子郵件,我們會將電子郵件移動到存檔.pst文件中。

注意:將電子郵件存檔到另一個.pst文件時,您選擇存檔的所有電子郵件都將移動到存檔文件中,並且在主.pst文件中不再可用。

要開始存檔電子郵件,請單擊功能區上的“文件”選項卡。

在“帳戶信息”屏幕上,單擊“郵箱清理”旁邊的“清理工具”按鈕。

從下拉菜單中選擇“存檔...”。

將顯示“存檔”對話框。選擇“歸檔此文件夾和所有子文件夾”,然後選擇要歸檔的文件夾。如果要存檔所有電子郵件,請選擇頂部帶有電子郵件地址的節點。

單擊“存檔項目早於”下拉列表,選擇要存檔的項目的最新日期。彈出一個日曆。通過單擊日期選擇當前月份中的日期,或滾動到其他月份以選擇日期。所有早於所選日期的項目都將被存檔。

如果要使用自動存檔自動歸檔未設置為自動存檔的項目,請選中“選中包含”自動存檔“項目”複選框。

注意:Outlook 2013中的AutoArchive與Outlook 2010中的工作方式相同。

如果要更改存檔文件的保存位置和存檔文件的名稱,請單擊“瀏覽”按鈕。完成選擇後,單擊“確定”。

存檔的.pst文件將保存到所選位置。

請注意,您選擇歸檔的所有電子郵件都不再可用於主.pst文件中。存檔的.pst文件應該在Outlook中自動可用。但是,如果沒有,請單擊“文件”選項卡。

在“帳戶信息”屏幕左側的藍色面板中,單擊“打開和導出”。

在“打開”屏幕上,單擊“打開Outlook數據文件”。

將打開“打開Outlook數據文件”對話框。導航到保存已存檔.pst文件的位置,選擇該文件,然後單擊“確定”。

在Outlook Mail主窗口的左窗格中,顯示一個名為“Archives”的部分,並且您可以存檔您存檔的電子郵件。

存檔電子郵件可以幫助您保持電子郵件的整理,從而更輕鬆地查找舊電子郵件並使收件箱和文件夾保持整潔。

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