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如何在Office 2016中實時協作處理文檔

如何在Office 2016中實時協作處理文檔

Geoffrey Carr

Microsoft Office 2016改進了他們的協作功能,因此多位作者可以實時處理文檔。您可以在OneDrive中共享文檔並查看正在處理的文檔,甚至可以獲取一個鏈接以發送其他文檔以便輕鬆訪問該文檔。

我們將在本文中使用Word來說明如何在文檔上進行協作;但是,這種實時協作功能也可以在Excel和PowerPoint中使用。

首先,打開要共享的文檔,然後單擊Word窗口右上角功能區欄上的“共享”按鈕。

注意:在設置要共享的文檔之前,您需要確保OneDrive帳戶中有共享文件夾。或者,您可以使用默認情況下帳戶中存在的“公共”文件夾。

將顯示“共享”窗格。要將文檔保存到您在OneDrive帳戶中共享的文件夾,請單擊“保存到雲”。

在“另存為”後台屏幕上,選擇要將文檔保存到的共享位置,或單擊“瀏覽”按鈕以選擇OneDrive帳戶中不在最近列表中的位置。

如果需要,請導航到“另存為”對話框中的共享文件夾。如果要更改文件名,請在“文件名”編輯框中輸入新名稱。點擊“保存”。

您將返回到文檔,並且“共享”窗格將連接,並允許您邀請人員查看或編輯文件或只查看文件。要邀請某人就該文檔進行協作,請在“邀請人”編輯框中輸入該用戶的電子郵件地址。從下拉列表中選擇“可以編輯”還是“可以查看”。如果要發送自定義消息,請在“包含消息”框中輸入該消息。要共享文檔,請單擊“共享”。

用戶將添加到您與之共享文檔的人員列表中。

您還可以通過從“自動共享更改”下拉列表中選擇一個選項,指定每次更改時,“始終”或“從不”自動共享更改或詢問(“詢問我”)。

與您共享文檔的用戶會收到類似於以下圖像的電子郵件。他們單擊“在OneDrive中查看”以訪問該文檔。

注意:您可以輕鬆獲取共享文檔的鏈接,以便通過單擊“共享”窗格底部的“獲取共享鏈接”將其通過電子郵件發送給用戶。

“共享”窗格中顯示兩個按鈕。如果要發送允許用戶查看和編輯文檔的鏈接,請單擊“創建編輯鏈接”按鈕。要發送僅允許用戶查看文檔而不進行編輯的鏈接,請單擊“創建僅查看鏈接”按鈕。

將顯示“編輯鏈接”框,其中包含使用適當權限訪問文檔的URL。單擊該框右側的“複製”按鈕以復制URL,以便您可以共享電子郵件中的鏈接。

單擊用戶在電子郵件中收到的鏈接將在相應的Office 2016應用程序的在線版本中打開該文檔。

當用戶開始編輯文檔時,會顯示一個彈出窗口,告訴您“訪客正在編輯此文檔”。

其他人所做的更改將在文檔實例中顯示為突出顯示的文本。

如果您允許用戶編輯文檔,然後改變主意,則可以輕鬆更改該用戶的權限。右鍵單擊列表中的用戶名,然後選擇“將權限更改為:可以查看”。您也可以採用其他方式,僅允許用戶查看文檔後授予用戶編輯文檔的權限。

如果您已與用戶共享文檔,則可以停止允許用戶查看或編輯文檔。右鍵單擊列表中的用戶名,然後從彈出菜單中選擇“刪除用戶”。

要關閉“共享”窗格,請單擊窗格右上角的“X”。

無論您是處理大型項目還是小型項目,Office 2016中的這一新協作功能都具有強大的實時編輯和雲集成功能。

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